INTRODUCCIÓN

La presente política se crea con el objeto de dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos 1377 de 2013, 1074 de 2015 y demás normas reglamentarias del Sistema de Protección de Datos Personales y al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; razón por la cual SAN VALENTIN CI SAS en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales se ajusta a las disposiciones normativas en especial para la atención de consultas, reclamos relacionados con el Tratamiento de la información y demás peticiones que puedan presentarse por parte de los Titulares de la información.

OBJETIVO

Garantizar la reserva y el correcto Tratamiento de la información personal que conforma las bases de datos de empleados, clientes y proveedores, así como establecer un canal de comunicación que permita a los Titulares conocer, actualizar y rectificar la información que SAN VALENTÍN CI SAS tiene sobre ellos.

DEFINICIONES

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Recolección: Proceso mediante el cual se obtienen la información mínima necesaria para llevar a cabo la finalidad.

• Almacenamiento: Sistema ordenado que permite guardar física o virtualmente la información recolectada.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. ANEXO 2

• Consulta: Es la revisión que puede hacer el Titular de los datos personales, la cual puede obtener a través de una petición por medio de los canales establecidos por la compañía.

• Reclamo: Es toda solicitud de corrección, modificación o supresión que puede hacer el Titular, sobre la información contenida en las bases de datos.

• Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita que genera el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, dirigida al Titular de los mismos, mediante la cual se informa de la existencia de Políticas sobre Manejo de la Información Personal, así como la forma de acceder a ella y las finalidades de su tratamiento.

PRINCIPIOS

En el cumplimiento, desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012, se aplicarán los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.
  
  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Podrán ejercer mediante los canales establecidos por SAN VALENTIN CI SAS, para tal efecto recibirán atención a través de la “SOLICITUD SOBRE DATOS PERSONALES”, donde podrán exponer sus peticiones, consultas, quejas o reclamos.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

SAN VALENTIN CI SAS es una compañía fundada en el año 2010 bajo la matrícula Mercantil No 01970203 constituida con capital netamente Colombiano, con Nit: 900.343.817-7 cuya sede principal queda en la ciudad de Bogotá ubicada en la dirección Calle 73 # 69-24, y cuenta con el siguiente número telefónico 540 00 68 y correo electrónico info@sanvalentin.com.co

DEBERES DE LOS RESPONSABLES

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

DEBERES DE LOS ENCARGADOS

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración. Pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

• Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.

• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se l presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

TIPO DE INFORMACIÓN ALMACENADA EN LAS BASES DE DATOS

La información que SAN VALENTÍN CI SAS recolecte, almacene, use, circule, actualice, procese y/o suprima en sus bases de datos de Empleados, Proveedores y Clientes, corresponde netamente a información de identificación y localización de los Titulares, tal como Nombre, Tipo de Identificación, Número de identificación, Ciudad, Dirección, Teléfono, Correo Electrónico, Categoría, edad, grado, colegio en el caso de información de niños, niñas y adolescentes previamente autorizada por las personas que estén facultadas para hacerlo.

CESIÓN O TRANSFERENCIA NACIONAL DE DATOS

SAN VALENTIN CI SAS en desarrollo de su actividad económica podrá efectuar cesión o transferencia nacional de datos total o parcial con sus comercios, empresas y/o aliados estratégicos a fin de garantizar la prestación de un mejor servicio en particular en lo relacionado a la activación de productos digitales.

FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que SAN VALENTIN CI SAS recolecte, almacene, use, circule, actualice, procese y/o suprima en sus bases de datos de proveedores, empleados y clientes, en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros como empleados, clientes y proveedores tendrán las siguientes finalidades:

• Actividades de operación y registro

• Atender o formalizar cualquier trámite

• Atender solicitudes de producto o servicio que el Titular requiera

• Ofrecer y/o informar sobre productos y servicios

• Celebrar contratos

• Realizar registros contables y tributarios requeridos

• Efectuar reportes a autoridades de control y vigilancia, entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas

• Verificar los datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos

• Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información

• Activar productos digitales, buscando la prestación de un mejor servicio al cliente, también se hace necesario la cesión o transferencia nacional de datos, información total o parcial a nuestros comercios, empresas y/o aliados estratégicos.

• Cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo del contrato o relación comercial o laboral existente entre SAN VALENTIN CI SAS., y el Titular, además cumplir con las demás normas que complementen el marco operacional de nuestra compañía.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales recolectados por SAN VALENTIN CI SAS son obtenidos directamente de sus Titulares y son almacenados por medio electrónico, con copia en Servidor propio.

SAN VALENTIN CI SAS será responsable de custodiar la información personal de los Titulares que repose en sus bases de datos y conservarla bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, modificación, pérdida, uso o acceso no autorizado.

ATENCIÓN A TITULARES POR CONCEPTO DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS, Y RECLAMOS

Los Titulares que consideren que la información contenida en las bases de datos de SAN VALENTIN CI SAS, deba ser objeto de actualización, modificación, corrección o supresión, y/o que consideren que el Tratamiento que se da a las mismas incumple cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán hacer valer sus derechos diligenciando el formato “SOLICITUD SOBRE DATOS PERSONALES”, y remitir al canal de comunicación establecido, detallando la siguiente información: ANEXO 1

Con el fin de poder atender las peticiones, consultas, quejas y reclamos y con el ánimo de que los titulares puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, modificar, rectificar y/o suprimir sus datos, SAN VALENTIN CI SAS ha dispuesto los siguientes canales de comunicación:

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

SAN VALENTIN CI SAS se encargará de resolver las peticiones, consultas, quejas y reclamos recibidos por parte de los titulares, en un término máximo de 10 días hábiles, a partir de la fecha de recepción, esta respuesta será enviada al correo electrónico indicado en la “SOLICITUD SOBRE DATOS PERSONALES”.

Si la “SOLICITUD SOBRE DATOS PERSONALES” resulta incompleta SAN VALENTIN CI SAS, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la Solicitud.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y por el término en que sea necesario mantener las bases de datos para el desarrollo del objeto social y la finalidad en ella establecidas.